Audit Mutu Internal ( AMI )

Audit Mutu Internal ( AMI )

By Achmad Muchtar.,ST.,MT

A. Pengertian Audit

Audit adalah Suatu proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh ‘bukti audit’ dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap ‘kriteria  audit’

B. Kriteria Audit

Kriteria Audit adalah  Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi untuk melaksanakan audit.

C. Bukti Audit

Bukti Audit adalah ;Rekaman atau data yang sah, pernyataan atau informasi lainnya  yang ada hubungannya dengan ‘kriteria audit’ serta dapat  diperiksa / ditelusuri kebenarannya.

D. temuan Audit

Temuan Audit adalah  Hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan berdasarkan kriteria

audit.

E. Kesimpulan Audit

Kesimpulan Audit adalah Hasil akhir audit yang dipresentasikan oleh auditor / tim auditor setelah mempertimbangkan bukti dan temuan audit.

F. Apakah Aditee dan Auditor ?

Auditee adalah Organisasi, perusahaan, orang atau kelompok orang yang diaudit.

Auditor adalah  Seseorang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit.

G. Jenis-jenis audit 

Ø      Audit pihak pertama (first party audit) :

             Audit internal yang dilakukan oleh orgnaisasi   internal

Ø      Audit pihak kedua (second party audit) : audit eksternal yang dilakukan oleh  organisasi  atau pihak lain di luar organisasi perusahaan yang ada  hubungan kepentingan dengan perusahaan.

Ø      Audit pihak ketiga (Third party audit) : audit eksternal yang dilakukan suatu badan  independen (contohnya : badan sertifikasi  ISO) ke suatu perusahaan

H. Prinsip-prinsip Dasar Audit

Ø      Ethic (Etika)

Integritas auditor, kejujuran, mampu menjaga informasi rahasia dan obyektif,

Ø      Fair (Adil)

Temuan, kesimpulan dan laporan audit HARUS dibuat dengan akurat, seimbang dan jujur.

Ø      Profesional

Dilakukan dengan profesional karena auditor telah dipercaya oleh manajemen menjalankan suatu tugas yang penting.

Ø      Independence (Independensi)

 Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri dan HARUS bebas dari konflik kepentingan.

I. Evidence (Bukti)

Semua bukti audit HARUS bisa diverifikasi danditelusuri

J.Jenis Temuan menurut ISO 19011 :

q     Non-conformity (Ketidaksesuaian) adalah semua

   temuan yang menunjukkan ketidaksesuaian

   saat bukti audit dibandingkan dengan kriteria

   audit.

     Tingkatan non- conformity  :

      ●MAJOR, MINOR & OBSERVASI

K. Metoda pengumpulan bukti-bukti audit (‘audit  evidences’) bisa dilakukan dengan salah satu dari tiga cara berikut :

Ø       Memeriksa dokumen, rekaman(‘record’)   dan data

Ø       Melalui wawancara langsung

Ø       Dengan pengamatan saat aktifitas dilakukan ,Selalu mulai dengan penetapan proses yang akan diaudit melalui hal-hal berikut ini:

Ø      Apa input terhadap proses ini ?

Ø      Apa output yang diharapkan dari proses ini?

Ø      Apa saja aktifitas2 di dalam proses untuk  mengubah input menjadi output ?

Ø      Bagaimana interaksinya ?

L. Aplikasikan prinsip P-D-C-A untuk mengaudit proses .

Contoh : Prosedur Perkuliahan (PM-FM-03)

●Apa inputnya ? : Klasifikasi KRS

●Apa output yang diharapkan ? :Berita

  Acara Prkuliahan

●Apa saja aktifitas di dalamnya ? :Kesediaan mengajar dosen, Curiculum dosen, Ploting Dosen, SAP, Jadwal Perkuliahan, Evaluasi Hadir Dosen

Bagaimana mengauditnya ?

     ● Plan :

          –  Bagaimana penyiapan bahan-bahan?

          –  Bagaimana perencanaan urutan-urutan pekerjaan?

          –  Bagaimana peralatan2 disiapkan ?

     ● Do :

          –  Bagaimana Materi Perkuliahan dibuat ?

         

     ● Check :

          –  Bagaimana memantau kesesuaian isi perkuliahan dengan

             SAP

          –  Siapa yang memeriksa ?

     ● Act

          –  Apa yang dilakukan kalau dosen tidak hadir  ?

          –  Apa yang dilakukan kalau isi perkuliahan berbeda dengan

             SAP?

      PLAN

     Apa yang harus dilakukan dan bagaimana menjalankannya?

     Menyusun rencana yang akan dilakukan,atau menentukan masalah yang akan diatasi atau kelemahan yang akan diperbaiki dan mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

      Do     

     Kerjakan apa yang telah direncanakan.

    Melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaannya

      Check

     Apakah hasil yang terjadi sesuai dengan perencanaan ?

    Meneliti apa yang telah dilaksanakan dan menemukan kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, disamping hal-hal yang sudah benar dilakukan. Berdasarkan kelemahan-kelemahan terasebut disusun rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya.

      Act   

     Bagaimana tindak lanjut untuk meningkatkannya di kemudian hari ? Melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan, termasuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan.

Tiga kemungkinan hasil yang dapat diamati :

Ø      Hasilnya bermutu sesuai yang direncanakan, sehingga prosedur bersangkutan dapat dipergunakan di masa mendatang.

Ø      Hasilnya tak bermutu, tidak sesuai yang direncanakan sehingga prosedur yang bersangutan tersebut tidak sesuai dan harus diganti atau diperbaiki di masa mendatang.

Ø      Prosedur yang bersangkutan mungkin dapat dipakai untuk keadaan berbeda. Dengan demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi kembali lagi pada langkah pertama dan seterusnya.

( Thank You ,.................)